Pentru a va arhiva documentele firmei aveti doua posibilitati: arhivare fizica, adica a documentelor pe hartie sau arhivare digitala, intr-un spatiu de stocare pe internet.
In lipsa unor informatii clare, e greu de facut o alegere. De aceea, vom vedea impreuna care e solutia cea mai buna, astfel incat toate documentele si actele firmei voastre sa fie pastrate, in conditii de siguranta, atat cat cere legislatia in vigoare si fara sa va sufoce spatiul de lucru.
Arhivarea este procesul prin care informatia inactiva este pastrata perioade lungi de timp, conform cu legile in vigoare. Este posibil ca de aceasta informatie sa nu mai aveti niciodata nevoie si sa o distrugeti la expirarea termenului limita, dar este la fel de posibil ca informatia sa redevina activa, adica sa aveti nevoie de ea in diverse circumstante: controale din partea autoritatilor, demersuri juridice sau pur si simplu la incheierea unei afaceri. Prin urmare, arhivarea documentelor este esentiala pentru bunul mers al firmei si, de regula, este o activitate pe care mai toata lumea o externalizeaza, pentru ca e mai putin costisitor sa lucrezi cu o firma, decat sa ai proprii angajati care sa se ocupe de arhiva.
Multe societati comerciale se intreaba care varianta e mai buna, pastrarea unei arhive fizice – adica a documentelor pe hartie – sau o arhiva digitala, in care fisierele cu documente sunt stocate pe internet, intr-un spatiu special. Legislatia permite ambele forme. Desi pare mai moderna si mai simpla, arhivarea digitala comporta o serie de riscuri, in timp ce pastrarea documentelor pe hartie este inca metoda preferata de majoritatea companiilor, inclusiv de nume mari la nivel international.
Arhivarea fizica – avantaje
In primul rand, arhivarea documentelor pe hartie in mod traditional, in dosare, pe anumite categorii, asigura confidentialitatea maxima, dupa cum afirma expertii www.Arhivatorul.ro. Firmele de profil, care se ocupa de arhivarea documentelor, garanteaza ca nu au acces la acte decat persoanele autorizate, fara a exista riscul unor intruziuni din exterior, cu scopul furtului sau distrugerii documentelor. Spatiile de depozitare sunt foarte bine organizate, dosarele sunt tinute in conditiile corespunzatoare de temperatura si umiditate, iar supravegherea pe camere – atat de interior, cat si de exterior – se face 24 de ore din 24. Daca lucrati cu o firma serioasa, veti putea fi siguri ca aceste spatii de depozitare a arhivei voastre sunt dotate cu sisteme de alarma antiincendiu si antiefractie si cu masuri speciale de protectie a arhivei in caz de dezastre naturale, cum ar fi inundatiile sau cutremurele. De asemenea, accesul la documentele de care aveti nevoie este imediat, tinand cont ca dosarele primesc un cod de bare, iar identificarea lor se face imediat.
Sa nu uitam ca in cazul arhivarii digitale, exista o serie de riscuri majore. Auzim tot mai des de atacuri cibernetice, de hackeri care penetreaza si cele mai sofisticate si parolate sisteme din lume. Piratii internetului reusesc sa sparga orice bariera si sa intre in bazele de date, fie pentru a fura informatii, fie pentru a obtine recompense financiare in schimbul deblocarii contului. In plus, pot aparea situatii deosebite provocate de exemplu de o pana de curent de mari proportii sau de intreruperea netului, pe o mare perioada de timp, mai ales in urma unor calamitati. Sau pur si simplul sistemul informatic se strica, iar rezultatul poate fi compromiterea unora dintre documente.
loading...
